無紙化會議系統功能說明

1、會前準備

①用戶登錄

 

控制界面支持WEB訪問，遠程登錄后提供用戶名密碼便能準備會議資料等，會議操作人員在單位辦公室變可以完成會前工作準備，無需到會議室操作；支持多管理人員，不同的管理人員登錄只能管理設置自己的操作界面，管理人員之間互相不干擾；支持遠程登錄與本地登錄兩種模式，遠程登錄的電腦與控制主機必須在同一局域網絡內。

②新增會議

 

根據會議情況，選擇本次會議需要的功能模塊，不需要的功能模塊在終端顯示界面中自動隱藏；設置會議主題、主持人、秘書、開會時間與預期結束時間、會議地點，此會議信息在終端首頁界面同步顯示。

③人員設置

 

支持主席功能，主席有控制會議一切權力，支持開啟投票，啟動議題、啟動投票、信號切換、結束會議等控制功能；主席權限可以是單主席，雙主席，多主席設置；主席功能隨人動，沒有固定的主席機位置，參會人員坐那臺終端，那臺終端變是主席機； 廣播權限設置，具備了廣播權限的參會人員或者是終端，才能把自己終端畫面同屏到其他會議終端與大屏幕；反之，不能同屏自己畫圖出去；

④議題文件

 

會議文件按議題管理，議題下面是會議文件；支持批量上傳會議文件，終端顯示順序按上次先后順序顯示，也可手動更改文件的顯示順序；會議文件格式不限，包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等，同時支持音頻格式MP3/WMA，支持圖片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上傳；上傳的會議文件系統不需要進行二次轉換，及到所有會議終端不更改文件格式；終端支持動態PPT文件播放。

⑤投票設置

 

設置表決與投票內容； 設置投票方式如：實名制、匿名投票，支持打分投票，支持自定義投票，支持選擇性投票，根據會議進程，主席機控制投票表決啟動，等主席機啟動投票后所有會議終端自動進入投票表決界面。

⑥系統通知

 

支持后臺統一發送通知到所有會議終端；支持后臺點對點發送通知；支持前端會議終端發送消息到后臺；

2、會中功能

①進入系統

 

終端顯示內容有：會議主題、參會人員名稱、會議時間、會議地點、主持人；支持一鍵觸控進入會議，可以直接點擊進入會議自動完成會議簽到；

②文件分發

 

終端支持按議題順序顯示，同時支持議題下會議文件按議題顯示； 活動狀態議題呈黃色背景顯示；支持各種辦公文件格式；支持PPT動態播放；支持在線編輯文件并保存；

③畫面交互

 

支持任何會議終端一鍵同屏（本地終端通過按鍵一鍵同步畫面到其他會議終端與大屏幕或只同屏到大屏幕顯示），可以一鍵將要討論講解的文件（Word文檔或PPT）頁面同屏到參會人員的顯示頁面上，使大家可以有效的跟著主講人的頁面。

④電子白板

 

支持個人使用與交互使用，可支持電子白板上的內容相互顯示，開會人員可在同一塊白板上進行書寫和交流，可以有效提高會議的效率。

   ⑤文件批注

 

系統支持原文件批注與標準功能，可以在OFFICE文件上進行批注，并原文件保存；支持在批注過程中同步畫面到其他會議終端；支持批注后隨意翻頁，并保存批注信息；系統支持交互式標注功能，當匯報人員發起同屏畫面后，其他參會人員同步觀看同步畫面，支持對發起屏幕標注功能。

⑥會議服務

 

系統支持常規服務內容，一鍵觸控，系統自動發送到后臺管理人員，并支持自定義服務內容，可以任意修改需要的服務內容，可以提高服務的便捷性和合理性。

3、會后保存

①會議歸檔

 

可選需要保存的內容，包括簽到信息、投票信息、會議信息、批注文件等；可保存為文件夾目錄，可保存為壓縮包，有效管理會議的文檔。

②會議清空

 

系統支持自動清空會議資料，可以設置服務器自動清空終端會議資料，可以有效保護會議內容。具有極高的會議保密性。同時也支持服務器自動保存，可以根據不同的會議來進行操作設置，可以在會后自動保存開會內容的文件，便于在會后進行查看與審閱。