Sanbed會議預約管理系統

 

概述方案

 

上海善百智能有限公司

2019.12編

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目錄

一． 公司簡介 4

二． 項目背景 5

三． 系統概述 6

3.1.系統概述 6

3.2.部分案例場景： 7

四．系統組成與架構 10

4.1.系統架構 10

4.2.前端顯示界面示意 11

五．系統功能： 12

1. 會議查看功能 12

2. 快速查看會議室排程 13

3. 快速預約會議室 14

4. 標準預約會議室 14

5. 預約周期性會議 15

6. 會議審核功能 15

7. 會議室管理功能 16

8. 會議室排座布局功能 16

9. 會議室資產管理功能 17

10. 會議室啟停功能 17

11. 收費管理功能（可選） 18

12. 系統授權功能 18

13. 樣式管理功能 18

14. 門口屏顯示界面采用網頁顯示方式 19

15. 綜合屏一覽表界面采用網頁顯示方式 20

16. 郵件通知功能 20

17. 短信通知功能 21

18. 微信通知功能 21

19. 支持手機端登錄功能 22

20. 支持微信公眾號接入功能 22

21. 支持對接OA或外部第三方數據（可選） 22

22. 人臉識別簽到功能 22

23. 二維碼掃碼簽到功能 22

24. 支持對接門禁功能 23

25. 數據看板功能 23

26. 支持墨水屏桌牌聯動 24

27. 支持接入多媒體信息發布系統 24

六．設備配置 25

1.門口屏一體機 25

1）硬件規格 25

2）門口屏系統功能 27

2.綜合屏一體機 28

1）硬件規格 28

2）會議綜合屏系統功能 30

3.服務器 31

4. 墨水屏桌牌 32

5. 藍牙基站 33

七．系統配置清單 34

 

 

 

 

 

 

 

一．公司簡介

善百智能科技是集研發、生產、銷售和服務于一體的綜合性高科技企業，經營的多媒體信息發布系統、會議管理系統、電子門牌系統、排隊叫號系統、導示導航系統、電子班牌系統等系統應用解決方案與其配套的商業顯示屏、觸控一體機等軟硬件產品。

公司產品可廣泛應用于黨政機關、醫院、學校、金融證券、公共事業、辦事窗口、辦公樓宇，場館博物館、酒店娛樂、商貿連鎖、公園景區、廣告運營等眾多行業和場所，具有良好的市場前景和優質的投資回報。

公司獲得國家級高新技術企業認蘋果，通過并嚴格執行ISO9001體系標準。公司在技術領域內取得10多項專利、60余項軟件著作權。公司核心技術團隊組建超過10年，技術團隊占公司人員比例60%以上。公司與華東師范大學等高校達成深度校企合作戰略關系。公司憑借技術核心優勢，力求為客戶提供有競爭力的一體化項目解決方案。

公司秉承創新科技、智慧生活的先進理念，結合當前極速發展的互聯網+經營思維，為公司在發展產品、銷售經營、組建團隊、服務客戶等方面建立了模式基礎。力爭成為行業標桿，樹立善百智能品牌，為國家信息化發展做出貢獻。

 

二．項目背景

在目前傳統會議室使用上，缺少統一的管理缺席與方法，會議室使用都經常會遇到以下問題：

a. 缺乏預約辦法，使用會議室只能靠碰運氣，或者在門口排隊等著；

b. 會議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過去；

c. 事先定好的會議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了；

d. 會議簽到情況不準確或存在代簽情況；

e. 預約的會議室無法開門；

f. 會議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會議室是不是空閑；

另外，列舉有關會議功能的企業OA使用中常見的不足：

g. 會議登記不直觀：現有OA系統登記時，無法直觀獲取會議預約的情況信息，操作繁瑣；

h. 無法確認會議室狀態：無法獲取會議室是否使用信息，可能造成會議沒有進行而會議室閑置；

i. 無法擴展滿足更高管理要求：只能在OA預約模塊下使用，不方便。

由于目前許多大中型單位手工化管理會議室，各樓層的會議室空閑，預約情況不能及時得知。為了進一步規范會議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。由廣東善百智能科技有限公司自主研發的SMMS會議室預約管理系統，用戶只需要通過互聯網或通過前端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態和預約情況，提高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間。

因此，一套有管理有序、使用簡易、狀態明了的智能會議室管理系統應運而生。

三．系統概述

3.1.系統概述

 

概述：

通過預約系統，所有人員可以通過電腦查詢所有會議室使用情況，并能夠預約處于空閑狀態的會議室，對參會人進行排座。同時郵件或短信等方式通知與會人員，而召開的會議信息將同時顯示在大屏幕和會議室門口的小屏幕上。用戶到場后進行掃碼簽到或人臉識別簽到、簽到情況準確返回后臺進行統計，如聯動了門禁系統，則簽到后可觸發門禁開門。進入會場后，會議室墨水屏桌牌則自動顯示對應人名。

用戶登錄：用戶通過瀏覽器訪問系統服務器；

會議室一覽：系統以類似列表的方式展示所有會議室的使用情況，使用戶一目了然；

預約會議室：用戶確定需要使用的會議室和時間段，進行預約，成功后，其他用戶在“會議室一覽”中會看到這個會議室某時間段已被占用；

郵件通知：系統可以自動或手動方式郵件通知與會人員；

綜合會議顯示：在前臺、大廳等位置，裝設大屏幕電視，滾動顯示所有會議信息——會議綜合屏；

會議室門口顯示：在會議室門口位置裝設小屏幕顯示設備，顯示當前會議狀態（正在開的會/空閑），已基本會議室會議日程表——會議預約屏；

3.2.部分案例場景：

 

 

 

 

 

四．系統組成與架構

4.1.系統架構

 

① 核心服務器安裝智能會議管理系統，系統可與exchange服務器對接、或0A系統對接，還可與人臉識別、門禁等第三方系統接口；

② 系統采用B/S架構，工作人員可通過網頁方式登錄系統，進行查詢和預約等操作；

③ 在前臺、大廳等位置裝設綜合顯示屏，顯示所有會議信息；

④ 在會議室門口，裝設會議室預約屏，顯示會議室所有預約信息；

4.2.前端顯示界面示意

會議預約管理系統綜合顯示屏示意：

 

綜合顯示屏能顯示所有會議室預約信息，能分屏顯示其他內容，如LOGO、圖片、時間等。

 

 

會議預約管理系統會議室門口屏示意：

 

門口屏能顯示當前會議室使用狀態，會議開始時自動切換為會議進行狀態，會議結束后自動切換為會議空閑狀態。能顯示當前會議室當日的所有會議狀態。

 

 

 

 

五．系統功能：

1. 會議查看功能

A. 查看自己已預約的會議，包括所在會議室、開始時間、結束時間、主題、主講人、預約時間等信息。

B. 查看已通過審核的會議。

C. 查看已被管理員拒絕審核的會議。

 

 

2. 快速查看會議室排程

在會議室預約功能中，能在一個頁面內快速查看到所有會議室的基本狀況，其中包括會議室所在地址、容納人數等，同一界面中能查看當前會議室的會議基本排程。

 

 

3. 快速預約會議室

通過快速預約會議室功能、只需填寫會議主題、主講人、會議日期、會議時間即可提交預約。如果當前用戶是超級管理員、則不需通過審核，會議預約能即時生效；如果當前用戶是普通用戶，則須提交審核，待審核員審核通過后方能生效。

 

 

4. 標準預約會議室

通過標準預約， 選擇會議時間，能自動篩選可用的會議室資源，排除已經在此時間段占用的會議室。能對參會人員進行排座，結合電子桌牌，能自動將參會人員姓名、職位等信息下發到桌牌上顯示。

 

5. 預約周期性會議

通過預約周期性會議，能選擇天、周、月屬性，制定每若干天、周月的某一天召開會議。通過審核后，會議將會在以后的指定時間顯示在門牌上。

 

6. 會議審核功能

具備審核權限的用戶，進入會議審核功能中，能查看到待審核會議、可對已提交審核的會議進行審核，選擇通過或者不通過。通過或者不通過的狀態能反饋到預約用戶的“我的會議”界面，形成數據互通。

同時審核界面中，能查看已通過會議與審核不通過的會議。

 

7. 會議室管理功能

支持對各間會議室進行管理，支持添加、刪除會議室，支持對會議室屬性的修改。

 

 

8. 會議室排座布局功能

支持編排會議室的座位布局，自動生成序號。

 

9. 會議室資產管理功能

 

各個會議室具備自定義資產配套設施，如投影儀、視頻會議、麥克風等設施，可設置收費設施項目。

 

10. 會議室啟停功能

支持對會議室設置啟用或停用狀態，默認為啟用狀態。若遇到會議室機械性故障或特殊情況時，可對會議預約管理系統內的會議室進行停用，則用戶不能對此會議室進行預約。

11. 收費管理功能（可選）

支持設置各會議室的收費項目；支持會務結算，能用于會議室出租、臨時借用時的管理。

12. 系統授權功能

會議預約管理系統必須通過正版授權文件授權后方能使用。系統默認使用機器碼加密算法生成的授權文件。同時支持使用硬件密鑰方式授權。

 

13. 樣式管理功能

系統支持綜合屏與門口屏的顯示樣式修改，通過自定義模板底圖，定義會議室使用中與空閑中的狀態顯示樣式。分辨率支持1024*748、1280*720、1366*768、1920*1080等。

 

14. 門口屏顯示界面采用網頁顯示方式

系統支持對各個會議室的門口屏前端顯示界面生成獨立的網頁地址，界面均采用網頁顯示技術，能快速被多媒體信息發布系統、外部瀏覽器調用，實現快速對接，無需二次開發與對接。

界面分辨率能根據顯示屏尺寸大小選擇適合的分辨率樣式。

 

 

15. 綜合屏一覽表界面采用網頁顯示方式

系統自己識別已預約的會議信息，并自動生成綜合屏預約一覽表。界面均采用網頁顯示技術，能快速被多媒體信息發布系統、外部瀏覽器調用，實現快速對接，無需二次開發與對接。

 

16. 郵件通知功能

通過接入郵件服務器，添加各與會人的電子郵箱，實現對與會人發送郵件，提醒會議日程。郵件內容支持自定義。

 

 

17. 短信通知功能

通過接入短信服務器，添加各與會人的手機號碼，實現對與會人發送短信，提醒會議日程。短信內容支持自定義。

 

18. 微信通知功能

通過用戶自助綁定微信賬戶，即可實現微信公眾號向微信用戶推送會議通知。內容包含會議主題、會議時間、會議地點等。

19. 支持手機端登錄功能

支持使用安卓、IOS、windows phone等移動設備登錄后臺。數據與PC端登錄保持一致。

20. 支持微信公眾號接入功能

通過微信公眾號對接，可在企業公眾號中登錄會議預約系統后臺進行會議室預約與管理。

21. 支持對接OA或外部第三方數據（可選）

通過系統接口，采用數據庫中轉方式，支持對接OA系統或外部第三方數據系統，實現共享用戶、共享會議信息、推送數據等功能。

22. 人臉識別簽到功能

結合人臉識別系統，通過攝像頭采集參會人臉部，與后臺用戶數據進行匹配，可自動進行會議簽到并記錄至后臺數據庫。

 

23. 二維碼掃碼簽到功能

在門口屏顯示的界面中，通過手機掃描簽到二維碼，進入簽到界面，輸入用戶手機號，將于后臺登記的手機號進行匹配，匹配成功則簽到成功。匹配不成功則可選擇新增臨時簽到，成為臨時與會人。

 

 

24. 支持對接門禁功能

通過結合門禁系統中的用戶列表、當用戶進行簽到后，與門禁系統用戶進行匹配，如匹配成功，則可自動開門。

 

25. 數據看板功能

通過數據看板，能直觀的查看各會議室的使用情況，如會議室使用次數、時長統計、剖門使用統計等。

 

26. 支持墨水屏桌牌聯動

通過排座功能，參會人簽到成功后自動將名字更新到墨水屏桌牌上。

 

27. 支持接入多媒體信息發布系統

會議室預約管理系統支持接入多媒體信息發布系統，在會議室門口屏或綜合屏上，除了顯示會議室預約信息，同時時能對會議屏進行分區顯示，顯示視頻、圖片、文字、時間、天氣等多媒體數據格式。同時能能各個會議屏進行設備控制管理，如音量控制、開關控制、截圖、狀態顯示、素材管理等功能。

多媒體信息發布系統制作模板如下：

 

 

六．設備配置

1.門口屏一體機

1）硬件規格

A.前端門口屏一體機采用15.6寸壁掛式超薄安卓一體機

 

產品型號	NCPA16R
背光	LED直下式
類別	網絡版壁掛式android多媒體一體機終端
整機外觀	外觀綜述	整機簡約時尚，動感流線，美觀大方
	顏色搭配	白色
	造型	鋁合金造型、前置鋼化玻璃
	喇叭網	后殼
電路方案	功能模塊	1) 有線、WIFI標配； 2) 狀態燈條（紅綠藍）顯示； 3) 支持10點電容式觸摸； 4) 內置200萬攝像頭（選配）； 5) 隱藏式壁掛安裝支架； 6) POE供電。
屏參數	尺寸	15.6寸
	分辨率	1920*1080
	屏顯比例	16：9
	背光源	LED
	對比度	1000:1
	亮度	300cd/m2
	響應時間	5ms
	視角	85(H)/85(V)
	屏色數	16.7M
	色域	72%（NTSC）
	屏壽命	大于5萬小時
技術規格	操作系統	Android 5.1以上
	CPU	64位四核Cortex-A17 CPU
	DDR	2G
	NAND FLASH	8G
	WIFI	802.11 b/g/n
	USB	USB2.0
	菜單語言	中文、英文
	伴音輸出功率	2*2W
	喇叭配置	2*2W
	輸入/輸出	1路RJ-45、2路USB、1路SD卡槽、1路耳機
功率/功耗	額定功率	≤24W
	待機功耗	≤2W
	工作電壓	220V～ 50Hz
尺寸/ 包裝	包裝說明	原廠包裝
	裸機 尺寸	≤385.2*257.2*26mm
	整機凈重(kg)	約1.5kg
	整機毛重(kg)	約1.9kg
附件	電源適配器	12V-3A
	掛架	VESA：100*100mm

 

2）門口屏系統功能   

① 支持當前會議室進行的會議信息顯示、當天進行的會議顯示

② 會議進行時自己切換為會議進行狀態，會議結束時自動切換成會議室空閑狀態

③ 支持按排程自動播放或即時播放

④ 支持根據會議狀態自動變換機身狀態燈條

⑤ 支持來電自啟，遠程關機、定時開關機

⑥ 遠程屬性修改、音量控制、播放控制

⑦ 支持遠程清理終端素材

⑧ 支持本地重命名終端

⑨ 支持日志查詢

⑩ 可擴展觸摸查詢功能，定制觸摸查詢界面

 

2.綜合屏一體機

1）硬件規格

前端會議綜合屏一體機采用55寸壁掛式安卓一體機

 

 

產品型號	NCPA55D
背光	LED直下式
類別	網絡版壁掛式android多媒體一體機終端
整機外觀	外觀綜述	前框鋼化玻璃保護，邊框鋁合金一體成型 整機簡約時尚，動感流線，美觀大方
	顏色搭配	前后面板為黑色，邊框可選銀色、金色、黑色
	后殼造型	數模定位
	喇叭網	后殼
電路方案	功能模塊	7) 有線、WIFI標配； 8) 3G、4G選配； 9) 支持10點電容式觸摸（選配）； 10) 內置200萬攝像頭（選配）； 11) 標配超薄掛架。
屏參數	尺寸	55寸
	分辨率	1920*1080
	屏顯比例	16：9
	背光源	LED
	對比度	2000:1
	亮度	350cd/m2
	響應時間	5ms
	視角	88(H)/88(V)
	屏色數	16.7M
	色域	72%（NTSC）
	屏壽命	大于5萬小時
技術規格	操作系統	Android 5.1以上
	CPU	64位四核Cortex-A53 CPU
	DDR	1G
	NAND FLASH	8G
	WIFI	802.11 b/g/n
	USB	USB2.0
	菜單語言	中文、英文
	伴音輸出功率	2*5W
	喇叭配置	2*5W
	輸入/輸出	1路RJ-45、2路USB、1路SD卡槽、1路耳機
功率/功耗	額定功率	≤120W
	待機功耗	≤3W
	工作電壓	220V～ 50Hz
尺寸/ 包裝	包裝說明	原廠包裝
	裸機 尺寸	≤1260*730.4*48.6mm
	整機凈重(kg)	約15kg
	整機毛重(kg)	約17kg
附件	電源線	1.5米
	掛架	配套掛架

2）會議綜合屏系統功能   

① 支持當天所有會議室進行的會議信息顯示

② 支持當作門口屏使用

③ 支持組合顯示視頻、圖片、文字、文檔、天氣、時間、RSS、流媒體、外部數據等多媒體格式

④ 支持全屏、分屏或任意組合形式播放

⑤ 支持按排程自動播放或即時播放

⑥ 支持橫屏、豎屏播放

⑦ 支持來電自啟，遠程關機、定時開關

⑧ 遠程屬性修改、音量控制、播放控制

⑨ 支持遠程清理終端素材

⑩ 支持本地重命名終端

11 支持日志查詢

12 可擴展觸摸查詢功能，定制觸摸查詢界面

3.服務器

 

 

主芯片組:Intel C612

網絡芯片:板載雙千兆網卡

CPU規格:Xeon E5-2603

CPU插槽:LGA 2011

支持CPU數量:標配1個，可選2個

總線頻率:QPI 9.6GT/s

內存規格:8GB DDR4 EMMC

顯卡插槽:1×PCI-E 2.0 x1,3×PCI-E 3.0 x8,1×PCI-E 2.0 x4（in x8）

PCI插槽:1×PCI

SATA接口:8個SATAII接口；2個SATAⅢ接口

硬盤規格:1TB 企業級高速硬盤

USB接口:2×USB2.0接口,4×USB3.0接口

外接端口:2×RJ45網絡接口,1×VGA接口

主板板型:ATX板型

BIOS性能:128Mb SPI Flash EEPROM with AMI BIOS

其它特點:SATA 2.0 3Gbps with RAID 0，1，5，10

SATA 3.0 6Gbps with RAID 0，1，5，10

電源規格:服務器電源 400W

機箱規格:550mm 2U機架式

 

4. 墨水屏桌牌

 

顯示	屏類型	點陣式雙穩態電子紙（雙屏）
	尺寸	7.5寸
	分辨率	800*480
	可視區	163.2(H)x97.92mm(V)
	色彩	黑白紅三色
	可視角度	89/89/89/89
	全刷時間	15s
	亮度	無背光，環境光顯示
	屏幕比例	16:9
通信網絡	通信協議	2.4GHz私有協議
	藍牙標準	4.0
軟件功能	系統平臺	會議預約系統/訪客預約系統/人臉識別系統
	自動上線	支持自動上線到就近的藍牙AP基站
	狀態更新	支持后臺顯示設備在線狀態
	配置門牌	支持后臺自由配置門牌
	配置樣式	支持后臺自由配置門牌樣式，并顯示對應預約信息
	二維碼簽到	支持掃描二維碼簽到
	狀態提示	支持使用狀態的顏色提示
	信息發布（選配）	支持信息發布系統功能（選配）
	開放接口	支持對接OA、ERP等第三系統
其他	供電	3800mA鋰電池
	續航時間	3年以上超長續航
	工作溫度	0--40度
	工作電壓	3.3V
	外殼	合金外殼，防拆設計
	安裝	簡易安裝，支持快速部署
	顏色	細沙白

 

5. 藍牙基站

 

主要參數	通訊協議	2.4G 16路
	覆蓋終端數量	300個
	覆蓋距離	30M（半徑）
	藍牙標準	4.0
	通訊方式	無線
	基站類型	數據中繼傳輸
接口	網口	RJ45*1
	天線座	母頭*5
	電源孔	公頭*1
	功能鍵	復位鍵*1
	工作溫度	0--40度
	工作電壓	5V/2A
	顏色	白色

 

七．系統配置清單

見附件。